AI viết và sửa văn bản: email, tin nhắn, bài đăng

Một email khó viết thường không khó vì thiếu ý. Nó khó vì bạn không biết nói thế nào cho vừa lễ phép vừa rõ ràng. Đây là chỗ AI giúp được khá nhiều.

Hãy xem AI là người viết nháp nhanh và người sửa văn cẩn thận. Ý và quyết định vẫn là của bạn.

Hai cách dùng

Viết mới. Bạn đưa ý thô, kể cả vài gạch đầu dòng lộn xộn, kèm người nhận và giọng văn. AI dựng thành bản hoàn chỉnh.

Sửa bản của bạn. Bạn dán đoạn mình đã viết rồi nói muốn gì: gọn hơn, lịch sự hơn, bớt lặp, soát lỗi. Cách này giữ được giọng của bạn, nên thường tốt hơn để AI viết từ đầu.

Muốn chọn giọng, bạn có thể nhờ AI đưa hai hoặc ba phiên bản khác nhau rồi chọn bản hợp nhất. Với bài đăng, hãy nói rõ nơi đăng và độ dài, vì tin nhắn, email và bài đăng mỗi loại một nhịp.

Dù cách nào, hãy nhớ ba điều. Một, nói rõ người nhận là ai. Hai, nếu có một đoạn văn mẫu bạn thích, dán kèm để AI bắt giọng. Ba, đọc lại kỹ tên người, ngày giờ, những gì bạn cam kết trước khi gửi. AI có thể viết trôi chảy nhưng thêm một chi tiết bạn không hề nói.

Đừng dán nội dung nhạy cảm như số tài khoản hay thông tin cá nhân của người khác. Thay bằng ký hiệu rồi điền lại sau.

Thử ngay

Bạn gõ: Tôi muốn xin dời cuộc hẹn từ thứ Ba sang thứ Năm vì bận việc đột xuất. Người nhận là một đối tác lớn tuổi, tôi muốn lịch sự và ngắn gọn, không quá năm câu.

AI trả lời (ví dụ minh họa): Kính gửi anh, em xin lỗi vì phải đề nghị thay đổi lịch: do có việc đột xuất, em xin phép dời cuộc hẹn từ thứ Ba sang thứ Năm. Nếu thứ Năm anh tiện, anh cho em biết khung giờ phù hợp. Em rất cảm kích sự thông cảm của anh.

Nhớ nhanh

• Có hai cách: nhờ viết mới, hoặc dán bản của mình để sửa.
• Nói rõ người nhận và giọng văn; dán mẫu nếu có.
• Luôn đọc lại tên, ngày giờ, cam kết trước khi gửi.

Văn bản ngắn thì dễ, còn tài liệu rất dài thì sao? Mời bạn đọc tiếp AI tóm tắt tài liệu dài.