AI làm nhiều hơn, người điều hành có biết buông đúng việc?
Từ câu chuyện về trợ lý AI dots, tôi nghĩ đến một tình huống rất đời thường: một cuộc họp công việc có thể khiến người cha bỏ lỡ buổi biểu diễn của con.
Người dùng cần một trợ lý hiểu được vì sao buổi biểu diễn ấy quan trọng, nhận ra xung đột trong lịch và chuẩn bị cách giải quyết. Nhưng đến bước thay đổi lịch của người khác, trợ lý phải biết xin phép.
Với tôi, đó là câu chuyện về giao quyền, trước khi là câu chuyện về công nghệ.
Một người điều hành không nên là nơi mọi việc phải dừng lại
Tôi có xu hướng ôm việc và cầu toàn. Khi thấy một việc chưa đúng ý, phản xạ rất dễ là tự sửa. Khi muốn chắc chắn, lại muốn xem thêm một lượt. Mỗi lần riêng lẻ đều có lý. Gom lại, chính mình có thể trở thành người khiến công việc phải chờ.
Một trợ lý giỏi không cần kéo người điều hành vào từng thao tác. Nó cần hiểu kết quả phải đạt, biết mình được làm đến đâu và nhận ra lúc nào phải dừng lại hỏi.
Đọc tài liệu để chuẩn bị cuộc họp là một việc. Gửi cam kết thay mặt công ty là việc khác. Soạn nội dung website khác với xuất bản nó. Chuẩn bị thay đổi phần mềm khác với triển khai cho khách hàng đang sử dụng.
Nếu mọi bước đều phải xin phép, người điều hành vẫn bị ngập trong việc. Nếu chẳng bước nào cần xin phép, tổ chức lại phải gánh những quyết định mà chưa ai thực sự duyệt.
Tôi muốn đứng ở chỗ giữa: giao đủ quyền để công việc chạy, giữ lại những quyết định có hậu quả mà mình phải chịu trách nhiệm.
Từ công cụ trả lời sang người nhận một phần công việc
Một công cụ tốt giúp ta hoàn thành thao tác nhanh hơn. Một tác nhân AI có thể làm việc liên tục gợi ra một cách tổ chức khác: giao một đầu việc, giữ bối cảnh và theo đuổi nó qua nhiều bước.
Tuy vậy, chữ “nhận việc” cần được hiểu cho đúng. Phần mềm không trở thành người chịu trách nhiệm chỉ vì nó làm được nhiều hơn. Người giao việc vẫn phải xác định mục tiêu, quyền truy cập, tiêu chuẩn hoàn thành và cách xử lý khi có sai sót.
Theo tôi, trước khi giao một đầu việc cho AI, nên trả lời được vài câu hỏi rất cụ thể:
- Đầu ra nào được coi là xong?
- AI được xem những dữ liệu nào?
- Những thao tác nào được tự làm, những thao tác nào phải được duyệt?
- Nếu làm sai, có thể khôi phục thế nào và ai xử lý?
Những câu hỏi này cũng hữu ích khi giao việc cho con người. Có thêm AI chỉ làm sự mơ hồ trong cách quản lý dễ lộ ra hơn.
Công ty nhỏ có thể làm nhiều hơn, nhưng vẫn cần người chọn đúng
Viễn cảnh một người cùng các tác nhân AI vận hành một doanh nghiệp khiến nhiều người hào hứng. Tôi cũng thấy đáng theo dõi, nhưng không muốn biến “doanh nghiệp một người” thành mục tiêu chỉ để chứng minh mình không cần ai.
Một đội ngũ gọn có thể là lợi thế. Việc chọn đúng khách hàng, hiểu nhu cầu, xây dựng niềm tin và chịu trách nhiệm với sản phẩm vẫn phải có người làm. Tự động hóa nhiều hơn không khiến những việc ấy tự nhiên biến mất.
Cũng không nên đặt kỳ vọng rằng dùng AI sẽ giúp ta thoát khỏi mọi rắc rối của việc làm với con người. Khách hàng vẫn là con người. Đối tác vẫn là con người. Những bất đồng có ích, sự quan tâm và khả năng nâng đỡ nhau không phải những thứ nên loại bỏ cùng với công việc lặp lại.
Điều tôi mong ở AI là giảm phần việc khiến mọi người kiệt sức, để họ còn thời gian làm tốt phần cần đến nhau.
Tiết kiệm được thời gian rồi, mình sẽ dùng nó vào đâu?
Có một khả năng khá trớ trêu: AI giúp ta xử lý công việc nhanh hơn, rồi ta lập tức nhận thêm việc cho kín chỗ trống. Lịch vẫn chật. Đầu vẫn không được nghỉ. Năng suất tăng, nhưng cuộc sống chưa chắc đã thay đổi theo hướng mình mong muốn.
Bởi vậy, câu chuyện buổi biểu diễn của con đáng để giữ lại. Nó đặt một giới hạn rất rõ cho công việc: có những thời điểm mình muốn hiện diện, và không muốn chúng luôn là thứ bị dời đi trước tiên.
Nếu giao được phần việc phù hợp cho một trợ lý đáng tin, tôi muốn dành thời gian đó cho những quyết định cần suy nghĩ sâu, cho những cuộc trò chuyện không thể vừa nghe vừa trả lời tin nhắn, và cho gia đình.
AI có thể chuẩn bị tài liệu, rà lịch hoặc nhắc một việc sắp trễ. Nó không thể thay mình có mặt trong một khoảnh khắc mà người thân đang chờ mình.
Có lẽ đó là phép thử đáng quan tâm của một trợ lý: sau khi giao việc, mình có thực sự dành lại được thời gian cho điều quan trọng, hay chỉ quản lý thêm một thứ nữa?
Còn bạn, nếu hôm nay có người lo giúp phần việc lặp lại, bạn sẽ dành thời gian đó cho việc gì?
Nguồn
Anh Quyen, OPU | One-Person-Unicorn companies; Lương Tiến Dũng